Con el fin de introducirnos en el Protocolo Empresarial, el pasado viernes visitó IFFE Business School Lourdes Álvarez de Paz experta en Protocolo y Organización de Eventos.
Con gran acogida de público, se pudo disfrutar desde los orígenes del protocolo: nacimiento, ceremonial, costumbres hasta llegar al protocolo empresarial, desde una óptica práctica.
Partiendo de ideas básicas:
- Derecha antes que izquierda
- Delante más importante que atrás
- Número: depende de si es Par o Impar
- Sencillez : «Menos es más»
Con esa base sobre la que construir, nuestros eventos y actos dentro de la empresa, también tendremos en cuenta una serie de normas internas y reglas de cortesía que vendrán contempladas en el manual interno de la empresa.
Es bien sabido que las Instituciones y grandes empresas ya tienen su departamento de Relaciones Internacionales, Protocolo y Departamento de Comunicación. Cada vez están más a la orden del día las reuniones internacionales, visitas, viajes…
Actos corporativos internos
- Consejos de Administración
- Juntas de Accionistas
- Comités de Dirección
- Reuniones Departamentales
Actos corporativos con Invitados
- Reuniones de empresa
- Presentaciones de productos – Inauguraciones
- Comidas de trabajo – Cenas de trabajo
- Visitas – Viajes
En cada uno de estos actos tendremos en cuenta diferentes actores que formarán parte de la escena del evento:
Las autoridades, los invitados especiales, invitados de honor, colaboradores, clientes, proveedores, patrocinadores y prensa. Cada uno de ellos ocuparán un lugar y un papel en el evento diseñado por el equipo de protocolo.
A la hora de planificar un acto debemos de tener dos cosas claras: ¡Sabemos lo que queremos! y planificamos con tiempo. Entre las preguntas que debemos hacernos están:
- ¿Cuál es el objetivo del acto?
- ¿A quién va dirigido?
- Fecha del evento, meteorología
- ¿Cómo desea nuestro jefe que se haga el acto?
- ¿Qué instituciones o personas necesitamos que estén?
- ¿Dónde es el mejor sitio para hacerlo?
- ¿Con qué presupuesto contamos?
La lista de invitados irá en función de estas preguntas. Teniendo las respuestas a dichas cuestiones, comenzaremos a elaborar una base de datos detallada. Como en actos anteriores será bueno historiar al detalle el evento, sirviendo de material de consulta en un futuro.
Las necesidades de material: sillas, mesas, atriles, decoración, pantallas, sonido irán condicionadas a los invitados. Lo que si se debe tener en cuenta es que cuanta más información tengamos de los invitados, más fácil será organizar el acto a su medida y gusto.
