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En el mundo actual de la gestión de proyectos, los gerentes y líderes con visión de futuro no se adhieren a una sola metodología, sino que combinan varias técnicas distintas para adaptarse mejor a la tipología del proyecto que tienen que afrontar en cada momento.
¿Cómo definimos la metodología de un proyecto?
Una metodología de gestión de proyectos se define según el PMI como un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizadas por quienes trabajan en una disciplina.
Pero hay muchas maneras diferentes de entregar proyectos, estas distintas formas son nuestros modelos de gestión de proyectos, que aplican diferentes principios, temas, marcos, procesos y estándares para ayudar a estructurar la manera en que entregamos los proyectos.
Tipos de metodologías de gestión de proyectos
Existen muchas metodologías para la dirección de proyectos, y es el uso de cada una de ellas por independiente, o el uso de la combinación de varias en un proyecto.
Esto lo que define nuestra forma de trabajar como Project Manager, en la que es habitual mezclar principios, temas y procesos de diferentes metodologías para adaptarnos a los diferentes clientes y proyectos.
Algunas metodologías de gestión de proyectos como Agile, definen ciertos principios para trabajar de forma ágil, otras definen un marco de metodología de «full-stack” de temas, principios y procesos, como Prince2, y otras son más bien una lista extensa de estándares con algunos procesos, como la metodología PMBOK de PMI, y también hay aquellos como Scrum, que simplemente definen procesos.
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Cómo elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada
Elegir la metodología adecuada es importante porque define cómo trabajamos, y proporciona las estructuras que pueden guiarnos hacia el éxito o el fracaso del proyecto.
No existe un método único que funcione para todos los tipos de empresas, tamaños o industrias, por eso es importante dedicar tiempo a elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada para cada contexto.
Antes de decidir la metodología de gestión de proyectos, debemos…
- Considerar la envergadura del proyecto en cuanto a su simpleza o complejidad
Tengamos en cuenta si el proyecto es simple o complejo, de qué recursos dispondremos, cuáles son las limitaciones del proyecto, y cómo es el cliente, de cuánto tiempo dispondremos para completarlo y con qué herramientas y personas podríamos contar. - Determinar la rigidez o flexibilidad del entorno de trabajo.
En entornos dinámicos enfocados a la evolución y el cambio, una metodología Agile puede funcionar bien, pero si se trabaja con requisitos, plazos y presupuestos fijos, un enfoque “waterfall” en cascada se adaptará mejor. - Considerar lo que ofrece más valor y se ajusta mejor al estilo de cliente.
Hay clientes que piden feedback cada poco tiempo y esperan actualizaciones y cambios constantes, con lo que una metodología iterativa con ciclos cortos ayudará al cliente a percibir que está obteniendo más valor. - Aprovechar los objetivos y metas de tu propia organización.
La forma de abordar proyectos anteriores nos ayudará como punto de partida para seleccionar la mejor forma de abordar el siguiente proyecto. - Tener en cuenta los valores de tu organización y de tu equipo
Ten en cuenta los valores del equipo y la forma en la que piensan, se relacionan y trabajan, para poder construir una metodología que encaje con ellos de forma natural.
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Las 9 metodologías de gestión de proyectos más utilizadas
1. Agile
Agile más que una metodología es un conjunto de principios, una filosofía y un conjunto de valores.
Cuando hablamos de una metodología ágil de gestión de proyectos, en realidad describimos un proceso de diseño y construcción flexible e iterativo.
Los proyectos ágiles se caracterizan por una serie de tareas que se conciben, ejecutan y adaptan según lo requiera la situación, en lugar de un proceso planificado previamente.
Ser ágil ayuda a los equipos a responder a la imprevisibilidad a través de procesos de trabajo incrementales e iterativos.Por ello Agile requiere que los equipos de proyectos pasen por un proceso de planificación, ejecución y evaluación a medida que avanzan.
En la gestión de proyectos ágiles, pueden usarse cualquiera de las versiones de Agile (Scrum, eXtreme Programming, Kanban, Scrumban).
2. Scrum
Esta metodología de gestión de proyectos nos permite que un equipo pequeño, multifuncional y autogestionado entregue resultados rápidamente, proponiendo principios y procesos para mejorar la entrega.
Dentro del desarrollo de software, la metodología Scrum es uno de los marcos más populares y simples para poner en práctica los principios de Agile.
El objetivo de Scrum es mejorar la comunicación, el trabajo en equipo y la velocidad de desarrollo, con un enfoque simple que define un conjunto de roles básicos.
3. Kanban
Esta metodología para la dirección de proyectos mejora la velocidad y la calidad de la entrega al aumentar la visibilidad del trabajo en curso y limitar la multitarea.
Kanban se centra en los principios Lean y en un proceso estricto para aumentar la eficiencia., es ligera en cuanto a procesos, flexible, no tiene roles prescritos. Las prácticas principales son visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en curso, medir el tiempo de entrega, hacer explícitas las políticas de proceso y evaluar continuamente las oportunidades de mejora.
Kanban Es ideal para entornos operativos o de mantenimiento donde las prioridades pueden cambiar con frecuencia.
Si los gestores de proyecto usan notas adhesivas o post-it en una pizarra o una herramienta en línea como Trello, en las que se representa el flujo de trabajo del equipo, con categorías simples como «pendiente», «en proceso» y «terminado», sabemos que estamos frente a una metodología Kanban.
4. Scrumban
La metodología Scrumban es una metodología de gestión de proyectos híbrida relativamente nueva que combina un enfoque mixto Scrum y Kanban para la gestión de proyectos. Toma la flexibilidad de Kanban e incorpora la parte de la estructura de scrum para crear una nueva forma de gestionar proyectos.
Scrumban realmente solo incorpora algo de flexibilidad a Scrum al eliminar los sprints y permitir un enfoque adaptativo para la planificación. Scrumban puede ser bueno para el desarrollo de productos donde hay una visión poco clara, donde hay requisitos en evolución o no hay una hoja de ruta clara y si el proceso necesita incluir trabajo de soporte y mantenimiento en el proceso.
5. Lean
La metodología Lean es una metodología de gestión de proyectos centrada la eficiencia, en hacer más con menos, en racionalizar los recursos identificando el valor y luego maximizándolo a través de la mejora continua optimizando el flujo de valor y eliminando el desperdicio.
De esta forma, la metodología Lean se centra en abordar las tres disfunciones que generan pérdida de tiempo y eficiencia: Muda, Mura y Muri, conocidas como las 3M.
- Muda trata de eliminar procesos que no agregue valor al cliente.
- Mura trata de eliminar las desviaciones del proceso estándar que generan gastos extra.
- Muri trata de eliminar la sobrecarga de trabajo, que genera ralentización, para que no supere el 60%.
6. Metodología de programación eXtreme (XP)
La programación eXtreme (XP) es una metodología de dirección de proyectos que define valores y procesos para mejorar la calidad del software y garantizar la capacidad de respuesta a los requisitos cambiantes de los clientes.
Los valores o principios son muy similares a Scrum, simplicidad, comunicación o retroalimentación. Donde difiere del Scrum es en la definición de reglas o procesos prescriptivos.
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7. Waterfall
La metodología waterfall (cascada) se basa en planificar proyectos por completo y luego ejecutarlos por fases. Se valora la planificación sólida, hacerlo una vez y hacerlo bien, en lugar del enfoque ágil de entrega incremental e iterativa. Es simple, hacer un buen plan y ejecutarlo tal cual se ha planificado..
Los requisitos se definen en su totalidad al principio, en la parte superior de la cascada, antes de que comience cualquier trabajo. A partir de ahí se va realizando cada trabajo y fase del proyecto de arriba hacia abajo como el agua cae en una cascada. En un modelo Waterfall, cada fase debe completarse antes de poder iniciar la siguiente, sin que pueda haber superposición entre las fases, con lo que se ejecutan las fases de forma secuencial, con lo que el final de una fase marca el inicio de la siguiente.
Waterfall puede ser considerado un enfoque un tanto rígido y anticuado, ya que una vez que se aprueba el plan hay poco margen para adaptarlo o realizar modificaciones, pero puede ser muy útil y predecible si los requisitos son fijos, están bien documentados y son claros, la tecnología se comprende y es madura, el proyecto es corto y no se obtiene ningún valor adicional al «volverse ágil». Un enfoque en cascada en realidad puede proporcionar un resultado final más predecible para el presupuesto, el cronograma y el alcance.
8. PRINCE2
La metodología PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environment) es una metodología de gestión de proyectos en cascada de «pila completa» que incluye principios, temas y procesos, creada por el gobierno del Reino Unido en 1996 para proyectos de TI que significa “Proyectos en Ambientes Controlados”. Es una metodología orientada a procesos, dividiendo los proyectos en múltiples etapas, cada una con sus propios planes y procesos, incluso definiendo entradas y salidas para cada etapa de un proyecto para que nada quede al azar.
El sistema se inicia identificando una necesidad clara para el proyecto, definiendo el cliente objetivo, los posibles beneficios y evaluando claramente los costes, a través de una “junta de proyecto”, propietaria del mismo y plenamente responsable de su éxito.
PRINCE2 se basa en ocho procesos de alto nivel, siendo una metodología extremadamente completa enfocada a proyectos a gran escala y con alto grado de predictibilidad.
9. PMBOK de PMI
El PMBOK del Project Management Institute, es un marco de estándares, convenciones, procesos, mejores prácticas, terminologías y pautas que se aceptan como estándares de la industria de gestión de proyectos.
El PMBOK nos refiere a los 5 pasos del proceso de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre, que son útiles como base, pero que requieren un desarrollo posterior, siendo así una guía de referencia teórica que sirve como punto de partida, y de la que es posible obtener una certificación oficial del PMI.
