Agilidad en Tiempos de Incertidumbre

En los dos últimos años el mundo entero ha visto como su realidad ha cambiado radicalmente, y cómo la pandemia ha modificado nuestro modo de vida tanto a nivel general, como en el ámbito laboral. En muchos trabajos ya no necesitamos trasladarnos tanto, nos hemos acostumbrado a reuniones virtuales para optimizar los tiempos de trabajo y minimizar los desplazamientos, y ha aumentado notablemente la oferta laboral en formato teletrabajo.

Y cuando ya pensábamos en volver a una normalidad “algo parecida” a la existente antes de la pandemia, una crisis energética sin igual nos ha vuelto a dar una bofetada en toda la cara y hemos vuelto a modificar nuestra forma de vida. La incertidumbre ha venido para quedarse y esto genera que nuestra forma de consumir sea muy diferente, y nuestra forma de comprar más selectiva. Nuestras prioridades han cambiado y esto se traslada también a nuestro trabajo y por ende a las empresas, que ven cómo sus empleados son más exigentes en cuestiones como la conciliación, el ambiente de trabajo y la cultura empresarial.

El impacto en el ecosistema empresarial ha sido insólito, ha impulsado la digitalización de muchos negocios, e incluso los más tradicionales se han tenido que adaptar a unas nuevas necesidades y demandas del cliente, han tenido que volver a conocer a sus audiencias.

Además, la gran dependencia de ciertos países en cuanto a la provisión de energía y materias primas ha impactado drásticamente en la estrategia de las empresas, teniendo que reaccionar en tiempo récord. La efectividad de muchos modelos de negocio se ha visto cuestionada por su rigidez y falta de flexibilidad ante cambios drásticos de su demanda.

Como resultado, un gran número de empresas han reenfocado sus pronósticos de crecimiento en otras variables más relevantes para sus industrias, u optado por nuevas estrategias más digitales.

Sin embargo, todas repiten un patrón común: el énfasis en la velocidad de sus procesos de producción. Una de las principales lecciones que nos ha enseñado esta situación es a darnos cuenta de la importancia de ofrecer servicios eficientes, rápidos y digitales, para adaptarnos a los cambios en el comportamiento de nuestras audiencias y darnos cuenta del impacto que la energía y las materias primas tienen en la producción de nuestro producto o servicio.

Esta agilidad ha empezado a ser el objetivo de muchas empresas, que consideran una cuestión de supervivencia el implementar metodologías ágiles en sus procesos productivos, para hacerlos más eficientes y optimizar el ecosistema de trabajo.

Las metodologías ágiles están presentes en empresas del sector tecnológico o de software desde sus inicios hace más de 20 años, y su nacimiento se debe a la incorporación de variables como la incertidumbre y la rapidez, que no eran contempladas en sistemas de gestión de proyectos tradicionales.

Principales ventajas de implementar metodologías ágiles

1. Mejora la calidad del producto.

Las metodologías ágiles permiten establecer claros criterios de calidad, por ejemplo en Kanban se pueden incluir de forma gradual políticas de mejora en el tablero que “obliguen” a todos los miembros del equipo a implantar técnicas que redunden en la calidad del producto.

2. Mejora la predictibilidad de los tiempos de entrega.

Limitar el trabajo en curso reduce el tiempo promedio de entrega. Si además se acorta el tamaño de esos trabajos, se puede obtener una predicción de entrega suficientemente razonable.

3. Mejora la satisfacción del equipo.

En equipos que están muy acostumbrados al estrés, las prisas y los cambios de enfoque, limitar el trabajo y definir un conjunto de métricas de rendimiento objetivas puede aumentar significativamente su satisfacción.

4. Simplificar la priorización de los trabajos.

La fácil visualización del trabajo, las políticas establecidas en cuanto a los límites del trabajo en curso y la clasificación de los distintos tipos de tareas permite, atendiendo a los datos históricos de rendimiento del equipo, priorizar los trabajos de forma prácticamente automática. Si los objetivos y políticas están bien definidos, esta priorización puede ser incluso delegada al propio equipo.

5. Proporcionar transparencia sobre el proceso y su funcionamiento.

Tanto el equipo de desarrollo como el resto de agentes que se relacionan con él, comprenden el resultado de sus acciones y evitan interferir en el buen funcionamiento de la “cadena de montaje”, que a su vez es parte de un engranaje mayor que es el resto de cadena de valor de la organización, quien se verá beneficiada en su conjunto. La organización será más consciente de lo que implica añadir un trabajo extra al equipo, cuando se superan los límites de trabajo y el impacto que esto supone. También facilita ver las implicaciones que el retraso de alguna de sus tareas conlleva a otro equipo al observar los bloqueos existentes. Por ello, solucionar estos conflictos debe ser prioritario entre las tareas de una gestión de proyectos efectiva.

6. Creación de una cultura de mejora continua.

La visualización de procesos y la revisión constante de métricas, políticas y prácticas, junto con la necesidad de empoderar a los equipos para definir y modificar sus propios procesos, promueven la cultura de mejora continua.

La eficacia de un modelo de negocio se mide por su capacidad para adaptarse e innovar continuamente.

Pero esta nueva forma de trabajo basada en metodologías ágiles ya no es exclusiva de TICs, sino que se está trasladando a empresas más tradicionales como puede ser el sector industrial, en donde se está produciendo un importante cambio de paradigma, pasando de un enfoque secuencial en cascada a adoptar un enfoque ágil, caracterizado por una rápida adaptación y ajuste al cambio. Una nueva forma de trabajo que sin duda está teniendo un gran impacto en la cultura empresarial tradicional.

Claves de implementación de metodologías Agile en empresas tradicionales

Incorporar metodologías ágiles en una empresa tradicional implica una serie de cambios positivos para la compañía, y que modifican la cultura empresarial de forma sustancial. Por ello una de las claves para que esta implementación sea efectiva, es el grado de involucración de la alta dirección en este proceso, que, como cualquier otro cambio en la cultura organizacional, debe ser motivado, liderado y promovido desde la dirección para que sea real y efectiva.

Cambios de estructura organizativa

Cuando se implementa una metodología “agile” se produce una transformación de una estructura departamental a una organización basada en equipos autogestionados. Estos equipos están formados por perfiles heterogéneos, donde conviven todas las competencias necesarias para realizar el trabajo encomendado. Por tanto, requiere también de personas con formación en soft skills y con habilidades de comunicación y fuerte empatía, capaces de gestionar conflictos, aportar feedback positivo y negativo de forma constructiva y con espíritu colaborador.

El enfoque del proyecto se basa en la colaboración con los clientes y la entrega de valor rápida y continua, donde la adaptación al cambio surge de robustos procesos y no del esfuerzo humano, obteniendo un seguimiento y medición del flujo de valor continuo que garantiza la sostenibilidad y desarrollo constante del equipo, con mayor flexibilidad y con capacidad de construir el producto adaptado a las necesidades reales y del momento del cliente.

Sin duda, tomar la decisión de implementar metodologías ágiles en cualquier empresa supone un importante cambio que puede aportar grandes beneficios para los equipos, para el cliente, para el producto y por tanto para la empresa; pero como todo cambio es necesario que se tome consciencia desde la dirección y se traslade a todos los niveles.

En tiempos de incertidumbre, la agilidad favorece la creación de innovación, mejora continua y vincula a los equipos; características que pueden marcar la supervivencia de las empresas.

Metodologías Ágiles

12 principios

1. Satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua.
2. Aprovechar el cambio como ventaja competitiva.
3. Entregar valor frecuentemente.
4. Cooperación continua entre negocio-desarrolladores durante todo el proyecto.
5. Construir proyectos en torno a individuos motivados.
6. Utilizar la comunicación cara a cara.
7. Producto funcionando como medida de progreso.
8. Promover y mantener un desarrollo sostenible.
9. La excelencia técnica mejora la agilidad.
10. La simplicidad es esencial.
11. Equipos auto-organizados para generar más valor.
12. Reflexión y ajustes frecuentes del trabajo de los equipos.