No importa el tamaño de nuestra empresa, el sector en el que opera o el puesto que ocupamos en la organización, queremos alcanzar el éxito y lograr los objetivos que nos hemos propuesto y cuantificado, individuales y colectivos.
En el camino hacia esta meta surgirán problemas y oportunidades sobre las que tendremos que tomar decisiones, del día a día y también del largo plazo, casi siempre sin tiempo y en un entorno de incertidumbre que complica aún más la partida.
Facilitaremos el camino y obtendremos una ventaja de ello si definimos el objetivo y planeamos la ruta a seguir, etapa a etapa, anticipando el recorrido para prever contingencias y sus soluciones e incluso alternativas a la ruta que inicialmente teníamos prevista. Una vez iniciado y controlando nuestra posición regularmente, sabremos cuánto y cuándo nos desviamos, positiva o negativamente, y si proceden correcciones.
Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre (Lord Kelvin, físico y matemático británico).
Implícitas en estas decisiones y en la propia ruta elegida subyace siempre un racional económico-financiero, pues inevitablemente tienen su reflejo en el termómetro de la salud de la empresa: sus “números”.¿Qué margen me deja el proyecto?; ¿cuánto y cuándo ingreso?; ¿puedo dar facilidades de pago?; ¿cuáles son los costes?; ¿mejoro el rendimiento con esta inversión?; ¿la financio?; ¿puedo realizar esta compra? …, son preguntas, entre otras, para las que es necesario tener respuesta para planificar, decidir y ejecutar (sea cual sea el signo de la respuesta).
Independientemente del tamaño, el sector de actividad o el nivel de atribución del decisor; si es una nueva línea de negocio innovadora o un proyecto ya iniciado; o si peleamos por el mega contrato y el gran resultado o por la supervivencia, la actividad diaria deja siempre su rastro en la cuenta de resultados de la empresa, en su balance y en sus flujos financieros, derechos de cobro y obligaciones de pago en su tesorería (cruce de caminos en el mapa de la compañía por el que todo acaba pasando). Es el reflejo de la realidad de la empresa a corto y largo plazo; pasado, presente y también futuro: Indicadores visibles de su rumbo; datos con los que medir y mejorar.
Ha de producirse información útil, suficiente, de calidad, cuantificada, ordenada, comparable, y en ello ha de involucrarse a toda la organización. Son el proveedor de los datos que se compararán con la planificación para el control de la posición en la ruta y la identificación de desviaciones, presentes y futuras, y su corrección en el menor tiempo posible. Son también usuarios de la información, y responsables de su parcela de planificación, pues no es exclusiva de la dirección de la compañía o de su área financiera.
En combinación con la precisión del dato, el factor tiempo y el reporte de información son fundamentales en el proceso de planificación y control: Ha de ser veloz allí donde sea posible (“El tiempo es oro”: Hay decisiones que no pueden ni tienen por qué esperar). Algunas etapas han de monitorizarse diariamente; otras requerirán plazos más largos e informes periódicos combinados con análisis puntuales. De nuevo involucrada la organización, los niveles de seguimiento y la toma de decisiones con rapidez y agilidad han de sistematizarse y simplificarse, facilitando a los interesados los reportes oportunos en cada momento, con la información necesaria y suficiente para cada nivel decisor, en tiempo y forma.
No son procesos exclusivos de organizaciones grandes. Hay un óptimo de información sobre la que construir la planificación y su control, en función del tamaño y organización de la empresa y el sector en el que opera (desde el control de la Caja al final del día al ERP más sofisticado): Es una herramienta válida y necesaria tanto para el negocio que inicia sus pasos como para la empresa consolidada, pequeña o grande.
Planificación, datos precisos para contrastar rumbo y velocidad, y agilidad en el proceso de control y decisión ayudan a las empresas y a sus responsables a mejorar su capacidad de adaptación en el entorno cambiante e incierto en el que se mueven en el día a día en su búsqueda del éxito.
El proceso de Planificación y Control es un método valioso que involucra a toda la organización; si bien es la figura clave que lo impulsa y coordina, no debe entenderse como un desarrollo sólo para la Dirección de la empresa o para un departamento creado a tal efecto, sino como una herramienta analítica a disposición de todos los niveles de responsabilidad, que les permita proactivamente conocer el grado de cumplimiento del objetivo cuantificado que se les ha asignado, y tomar las decisiones oportunas en base al análisis de los datos y su experiencia (medir y mejorar, en definitiva). El esfuerzo realizado y el uso de recursos empleado en la recopilación y producción de información, su tratamiento y la elaboración de informes precisos, claros, suficientes y a tiempo, debe orientarse hacia sus usuarios finales, alineados con el objetivo general de la empresa y decisores en su desempeño diario, sea cual sea la actividad realizada y su posición en el organigrama.
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